Zarządzenie Nr S.0050.271.2024

ZARZĄDZENIE Nr S.0050.271. 2024

Burmistrza Dobrodzienia z dnia 31 grudnia 2024 roku

w sprawie wprowadzenia Instrukcji postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń budynku Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu.

Na podstawie art.33 ust.l ust.3 i ust.5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2024r. poz. 1465) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Wprowadza się do stosowania w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu Instrukcję postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń budynku Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu, która stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2.

Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu do stosowania zasad określonych w Instrukcji.

§ 3.

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§ 4.

Traci moc Zarządzenie Nr S.0050.69.2020 Burmistrza Dobrodzienia z dnia 30 kwietnia 2020 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń budynku Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu.

§ 5.

         Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 02 stycznia 2025r.

BURMISTRZ
mgr Agnieszka Hurnik

PDFZarządzenie Nr S.0050.271.2024.pdf (1,41MB)

Załącznik do Zarządzenia Burmistrza S.0050.271.2024

    z dnia 31 grudnia 2024r.

,,Instrukcja postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń budynku Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu"

Rozdział I. Postanowienia ogólne

§ 1.

Niniejsza instrukcja dotyczy budynku Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu mieszczącego się przy Placu Wolności 1.

§ 2.

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

1. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Dobrodzieniu z siedzibą przy Placu Wolności 1, 46-380 Dobrodzień, składający się z części G (budynek główny) i części A (budynek A);
2. Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Dobrodzienia;
3. Zastępcy Burmistrza- należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza;
4. Sekretarzu- należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy w Dobrodzieniu;
5. pracownikach - należy przez to rozumieć wszystkich pracowników Urzędu;
6. systemie alarmowym - należy przez to rozumieć system  alarmowy zainstalowany w pomieszczeniach budynku Urzędu;
7. pomieszczeniu - należy przez to rozumieć pomieszczenia Urzędu.

§ 3.

 Instrukcja określa zasady:

1. otwierania i zamykania Urzędu;
2. wydawania kluczy;
3. przechowywania kluczy;
4. dysponowania kluczami przez osoby uprawnione;
5. prowadzenia ewidencji wydawania i przyjmowania kluczy.

§ 4.

1. Zobowiązuje się pracowników do:

1. zwracania uwagi na zachowanie osób wchodzących i wychodzących z budynku Urzędu;
2. reagowania na wejście do budynku i przebywania w nim osób będących pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających;
3. reagowania na próby niszczenia, wynoszenia mienia z budynku Urzędu;
4. reagowania na próby wnoszenia do budynku przedmiotów niebezpiecznych, materiałów lub substancji budzących podejrzenia itp.;
5. natychmiastowego reagowania poprzez powiadomienie odpowiedzialnych służb (Policja, Straż Pożarna, Pogotowie Ratunkowe) o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia, a także utraty lub zniszczenia mienia.

2. Zobowiązuje się osoby sprzątające budynek Urzędu do:

1. prowadzenia dozoru budynku Urzędu w trakcie wykonywania obowiązków;
2. sprawdzania stanu zamknięcia okien i drzwi oraz stosowanych zabezpieczeń;
3. sprawdzenia stanu technicznego urządzeń i armatury w pomieszczeniach higieniczno-­ sanitarnych;
4. natychmiastowego reagowania poprzez powiadomienie odpowiedzialnych służb (Policja, Straż Pożarna, Pogotowie Ratunkowe) o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia, a także utraty lub zniszczenia mienia.

Rozdział II.

Procedura postępowania z kluczami

§ 5.

Z uwagi na publiczny charakter działania Urzędu w czasie jego pracy nie obowiązuje system przepustek ani tez inny sformalizowany system określający uprawnienia do wejścia, przebywania i wyjścia z terenu Urzędu.

§ 6.

1. Otwarcie budynku po porze nocnej należy do obowiązków pracownika Referatu Organizacyjno- Samorządowego lub pracownika Referatu Rozwoju Gminy.
2. Otwarcie budynku urzędu nie odbywa się; wcześniej aniżeli 30 minut przed godziną rozpoczęcia funkcjonowania Urzędu.
3. Pracownik, o którym mowa w ust. 1 dokonuje otwarcia pomieszczenia sekretariatu i szafki na klucze.
4. Wejścia do budynku Urzędu po godzinach urzędowania są zamykane przez pracownika sprzątającego.

§ 7.

1. Klucze do poszczególnych pomieszczeń Urzędu przechowywane są w gablocie znajdującej się w sekretariacie Urzędu (pokój nr 106).
2. Pobór oraz zdanie klucza z gabloty przez pracownika możliwy jest po uprzednim odnotowaniu tego faktu w ewidencji wydanych i zdanych kluczy, której wzór stanowi załącznik nr 1 do instrukcji.
3. Wzór wykazu osób upoważnionych do poboru klucza stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. Nadanie upoważnienia następuje w formie wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do instrukcji.
4. Zarówno prowadzenie wykazu, o którym mowa w ust. 3 jak i innych dokumentów określonych niniejszą    instrukcją    należy    do    obowiązków    pracownika   Referatu   Organizacyjno-Samorządowego.

§ 8.

1. Pracownik, który pobrał klucze od pomieszczenia służbowego, przed otwarciem drzwi sprawdza od strony wizualnej stan zamków i dodatkowych zabezpieczeń zastosowanych przy zamykaniu pomieszczenia.
2. Po otwarciu pomieszczeń biurowych, jeszcze przed przystąpieniem do pracy, pracownicy sprawdzają stan zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego i komputerowego, a także składowanej w tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposażenia.

3. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpieczeń, o których mowa w ust. 1 i 2, pracownik natychmiast powiadamia o tym swojego bezpośredniego przełożonego i Inspektora Ochrony Danych.
4. Od momentu pobrania kluczy do momentu ich zdania, na pracowniku zajmującym dane pomieszczenie służbowe, spoczywa pełna odpowiedzialność za ochronę; klucza i pomieszczenia biurowego w godzinach pracy Urzędu.
5. W przypadku wyjścia służbowego pracownik zobowiązany jest do zdania klucza zgodnie z zasadami opisanymi w § 7.

§ 9.

1. Po zakończeniu pracy, pracownicy zobowiązani są do uporządkowania swoich stanowisk pracy, wykonania czynności zabezpieczających adekwatnych do zastosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych, oraz zdaniu kluczy od pomieszczeń pracownikowi sprzątającemu.
2. Klucze od biurek stanowiskowych, szaf biurowych i sejfów są w posiadaniu pracowników, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.
3. Osoby pozostające w budynku Urzędu po godzinach pracy mają obowiązek zgłosić ten fakt bezpośredniemu przełożonemu oraz dokonać wpisu w ewidencji osób przebywających w Urzędzie poza godzinami pracy (wzór stanowi załącznik nr 4).

§ 10.

1. Klucze od drzwi wejściowych budynku głównego Urzędu (G) oraz do drzwi wejściowych budynku A (A) są w posiadaniu osób znajdujących się w wykazie, którego wzór stanowi załącznik nr 5.
2. Przekazanie kluczy następuje w formie stosownego protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do instrukcji.
3. Otwarcie Urzędu poza godzinami określonymi jako godziny urzędowania możliwe jest wyłącznie w uzasadnionych przypadkach za wiedzą i zgodą Burmistrza lub Sekretarza.

§ 11.

1. Klucze zapasowe do poszczególnych pomieszczeń przechowywane są w szafie znajdującej się w pomieszczeniu Nr 112, a ich pobranie winno odbywać się w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

2. Każde pobranie i zdanie klucza zapasowego odnotowywane jest w stosownej ewidencji (załącznik nr 7) wraz z podaniem uzasadnienia.

§ 12.

1. W budynku Urzędu zainstalowana jest instalacja alarmowa, która obsługiwana jest wyłącznie przez pracowników posiadających stosowne upoważnienie.
2. Wykaz pracowników obsługujących instalację alarmową prowadzony jest zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 8 do instrukcji.
3. Karty dostępu do instalacji alarmowej przydzielane są osobom upoważnionym do posiadania kluczy.
4. Dostęp do pomieszczenia serwerowni posiadają osoby wskazane w wykazie, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do instrukcji.