Zarządzenie Nr S.0050.246.2024

Zarządzenie Nr S.0050.246.2024

Burmistrza Dobrodzienia z dnia 29.11.2024 r.

w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 65 000 złotych i nie przekracza kwoty 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu

Na podstawie art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.) zarządzam, co następuje.

§ 1

Wprowadza się regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 65 000 złotych i nie przekracza kwoty 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Wykonanie niniejszego zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Dobrodzień.

§ 3

Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe, tzn. oparte o zarządzenie Nr S.0050.221. 2023 Burmistrza Dobrodzienia z dnia 04.12.2023 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 65 000 złotych i nie przekracza kwoty 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu.

§ 4

Traci moc zarządzenie Nr S.0050.221.2023 Burmistrza Dobrodzienia z dnia 04.12.2023 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 65 000 złotych i nie przekracza kwoty 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01.12.2024 r.

BURMISTRZ
mgr Agnieszka Hurnik

PDFZarządzenie Nr S.0050.246.2024.pdf (106,19KB)

PDFREGULAMIN.pdf (51,94KB)

Załącznik

do zarządzenia Nr S.0050.246.2024 Burmistrza Dobrodzienia z dnia 29.11.2024 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 65 000 złotych i nie przekracza kwoty 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu.

REGULAMIN

udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza kwotę 65 000 złotych i nie przekracza kwoty 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu, zwany dalej „regulaminem”.

§ 1

Zasady ogólne

1. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych w Urzędzie  Miejskim w Dobrodzieniu, o wartości przekraczającej kwotę 65 000 złotych i nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych, od której do ich udzielania stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, zwanych dalej „zamówieniami”.
2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

1. zachowania przejrzystości,
2. racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady należytej staranności i umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod oraz środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
4. Pracownicy Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu lub inne upoważnione osoby z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią regulaminu i przestrzegać zawartych w nim postanowień.
5. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu lub inne upoważnione osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
6. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu powierza się pracownikom Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu lub innym upoważnionym osobom, realizującym określone zamówienie.
7. W sprawach nieuregulowanych regulaminem mają zastosowanie przepisy, ustawy Prawo zamówień publicznych, akty wykonawcze do tej ustawy oraz Kodeks cywilny.

§ 2

Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia należy oszacować z należytą starannością jego wartość, w szczególności w celu ustalenia:

1. czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
2. czy analogiczne zamówienie lub jego część nie stanowi części składowej innego zamówienia realizowanego w drodze umowy o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.
3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4 niniejszego paragrafu, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:

1. analizy cen rynkowych,
2. analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego,
3. analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez Urząd Miejski w Dobrodzieniu lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane/usługi/dostawy ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budo-wlanych/usług/dostaw wraz z ich cenami rynkowymi.
5. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

1. zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,
2. odpowiedzi cenowe wykonawców,
3. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),
4. kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia,
5. kosztorysy inwestorskie.

6. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 3

Wszczęcie procedury

Pracownik Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie przed jego udzieleniem, powinna uzyskać wcześniejszą akceptację swojego przełożonego.

§ 4

Wybór wykonawcy

1. Czynność wyboru wykonawcy należy przeprowadzić:

1. poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu lub/i
2. przekazanie zapytania ofertowego (w formie pisemnej/elektronicznej) co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców lub poprzez zebranie co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców.

2. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców.
3. Jeśli wpłyną mniej niż trzy oferty wybór najkorzystniejszej oferty może nastąpić wyłącznie za zgodą Burmistrza.
4. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:

1. opis przedmiotu zamówienia,
2. warunki realizacji zamówienia,
3. opis kryteriów wyboru wykonawcy,
4. termin i sposób przesłania odpowiedzi/ofert przez wykonawcę.

5. Kryteriami wyboru wykonawcy, w zależności od rodzaju zamówienia, są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:

1. jakość,
2. funkcjonalność,
3. parametry techniczne,
4. koszty eksploatacji,
5. termin wykonania zamówienia,
6. aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczna przedmiotu zamówienia,
7. organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia,
8. warunki gwarancji i serwisu,
9. okres udzielonej gwarancji,
10. warunki rękojmi za wady,
11. okres udzielonej rękojmi za wady,
12. użyte materiały,
13. zastosowane technologie,
14. trwałość,
15. harmonogram,
16. warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres jej realizacji,
17. serwis posprzedażny oraz pomoc techniczna.

6. W przypadku uzyskania dwóch identycznych najkorzystniejszych ofert, wykonawcy zostaną poproszeni o złożenie ofert dodatkowych lub zaproszeni do dodatkowych negocjacji.
7. Dopuszcza się możliwość negocjacji. Jeśli w toku negocjacji inna oferta stanie się najkorzystniejszą, wymagane jest podjęcie negocjacji również z wykonawcą składającym pierwotną najkorzystniejszą ofertę.
8. Po dokonaniu wyboru wykonawcy w formie, o której mowa w ust. 1 pkt 1 niniejszego paragrafu, należy zamieścić na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu – informację o wyborze oferty.
9. Po dokonaniu wyboru wykonawcy w formie, o której mowa w ust. 1 pkt 2 niniejszego paragrafu, należy przekazać (w formie pisemnej/elektronicznej) do wszystkich wykonawców, którzy przesłali odpowiedzi/oferty – informację o wyborze oferty.
10. W informacji o wyborze oferty podaje się w szczególności przedmiot zamówienia, nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty oraz planowany termin zawarcia umowy.

§ 5

Udzielenie zamówienia

1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami regulaminu.
2. Po dokonaniu wyboru wykonawcy pracownik Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu lub inna upoważniona osoba, realizująca określone zamówienie, sprawdza czy wartość zamówienia mieści się w kwocie zaplanowanej na jego realizację w planie finansowym Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu, przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do akceptacji radcy prawnemu.
3. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje Burmistrz wraz z kontrasygnatą Skarbnika Gminy.
4. Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi lub więcej dla Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu.

§ 6

Zasady dokumentacji procedury

1. Pracownik Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu lub inna upoważniona osoba, realizująca określone zamówienie dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w § 1 ust. 2 regulaminu.
2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, przechowuje pracownik Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu lub inna upoważniona osoba, realizująca określone zamówienie przez okres co najmniej 4 lat od jego udzielenia.

§ 7

Odstąpienie od stosowania regulaminu

1. W przypadkach uzasadnionych charakterem i specyfiką zamówienia lub pilną potrzebą (np. wystąpienia awarii, klęski żywiołowej, siły wyższej itp.), Burmistrz może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 niniejszego paragrafu.
2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez Burmistrza lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co naj-mniej 4 lat od udzielenia takiego zamówienia.
3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.
4. Regulamin, z wyjątkiem § 1, § 2 ust. 1-3, § 3 oraz § 5 ust. 2-4, nie ma zastosowania do zamówień, których przedmiotem jest/są:

1. nabycie własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości,
2. usługi notarialne, audytu, pojednawcze, kontroli lub prawnicze,
3. usługi szkoleniowe,
4. usługi lub dostawy pozyskiwane z urzędów administracji rządowej lub samorządowej,
5. usługi promocji,
6. zakup oprogramowania, praw autorskich,
7. dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej w szczególności z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażeniu w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi działalności.
8. usługi nadzoru inwestorskiego.