- Menu BIP
- URZĄD MIEJSKI
- Regulamin organizacyjny
Regulamin organizacyjny
Załącznik do Zarządzenia Nr S.0050.254.2024
Burmistrza Dobrodzienia z dnia 17 grudnia 2024r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO
W DOBRODZIENIU
Misja Urzędu
Misją Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu jest zapewnienie profesjonalnej, rzetelnej, skutecznej i przyjaznej obsługi klientów oraz stałe podnoszenie standardu świadczonych usług poprzez:
- Sprawne i kompetentne załatwianie spraw w możliwie najszybszym terminie.
- Stosowanie skutecznych metod komunikowania się z mieszkańcami.
- Doskonalenie i przystosowanie bazy lokalowo-technicznej umożliwiającej sprawną obsługę mieszkańców.
- Umacnianie wizerunku Urzędu jako instytucji przyjaznej i przejrzystej.
- Podnoszenie kwalifikacji pracowników Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu.
Rozdział I.
Postanowienia wstępne.
§ 1.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu zwany dalej
Regulaminem, określa:
- zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu zwanego dalej Urzędem na czas pokoju oraz na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny;
- organizację Urzędu;
- zasady funkcjonowania Urzędu;
- zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych komórek organizacyjnych (referatów, samodzielnych stanowisk pracy) w Urzędzie.
§ 2.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
- Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Dobrodzień;
- Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Dobrodzieniu;
- Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Dobrodzieniu;
- Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Z-cy Kierownika USC należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Dobrodzienia, Zastępcę Burmistrza Dobrodzienia, Sekretarza Gminy Dobrodzień, Skarbnika Gminy Dobrodzień oraz z-cę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dobrodzieniu.
§ 3.
- Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
- Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
- Siedzibą Urzędu jest miasto Dobrodzień.
- Urząd czynny jest od poniedziałku do piątku w następujących godzinach:
poniedziałek od 800 do 1700
wtorek od 730 do 1530
środa od 730 do 1530
czwartek od 730 do 1530
piątek od 730 do 1430
Rozdział II.
Zakres działania i zadania urzędu.
§ 4.
Urząd działa w oparciu o:
- ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;
- Statut Gminy;
- Statut Urzędu;
- niniejszy Regulamin;
- regulaminy i instrukcje wewnętrzne wydane przez Burmistrza w formie zarządzenia.
§ 5.
- Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza.
- Do zakresów działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonania spoczywających na Gminie:
- zadań własnych;
- zadań zleconych;
- zadań wykonywanych z zakresu administracji rządowej na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących;
- zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej;
- zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego.
Część III.
Zasady funkcjonowania urzędu.
§ 6.
Urząd działa według następujących zasad:
- praworządności;
- służebności wobec społeczności lokalnej;
- racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;
- jednoosobowego kierownictwa;
- planowania pracy;
- kontroli zarządczej;
- podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne komórki organizacyjne Urzędu oraz wzajemnego współdziałania.
§ 7.
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 8.
- Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
- Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i regulaminem udzielania zamówień publicznych wprowadzonym odrębnym zarządzeniem.
§ 9.
- Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
- Wykonując wyznaczone przez Burmistrza zadania, Zastępca Burmistrza zapewnia w powierzonym mu zakresie kompleksowe rozwiązanie problemów wynikających z zadań Gminy, a zastępując Burmistrza w czynnościach nadzoruje i kieruje pracą Urzędu i innych jednostek organizacyjnych Urzędu.
- Sekretarz w zakresie ustalonym przez Burmistrza zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i warunki jego działania, a także organizuje pracę Urzędu oraz nadzoruje działalność referatu organizacyjno-samorządowego.
- Do zadań Skarbnika należą sprawy i zadania określone ustawą o finansach publicznych oraz inne powierzone przez Burmistrza, a także nadzorowanie działalność referatu finansowo-budżetowego.
- Kierownicy referatów Urzędu kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
- Kierownicy referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi zatrudnionych w danym referacie pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
§ 10.
- Komórki organizacyjne Urzędu realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
- Komórki organizacyjne Urzędu są zobowiązane do współdziałania w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji, lub wspólnego załatwiania spraw należących do właściwości dwóch lub więcej komórek.
- Urząd w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny tak długo, jak to możliwe, funkcjonować będzie z zachowaniem struktur organizacyjnych obowiązujących w czasie pokoju. W razie potrzeby mogą być wprowadzone zmiany w strukturze organizacyjnej Urzędu.
Rozdział IV.
Struktura organizacyjna Urzędu.
§ 11.
Strukturę organizacyjną Urzędu stanowią:
- Kierownictwo Urzędu:
- Burmistrz - symbol B;
- Zastępca burmistrza - symbol Z;
- Sekretarz- symbol S;
- Skarbnik - symbol SK.
- Komórki organizacyjne Urzędu oraz samodzielne stanowiska:
- Referat Organizacyjno-Samorządowy - symbol ORG;
- Referat Spraw Obywatelskich - symbol SO;
- Referat Finansowo-Budżetowy - symbol FB;
- Referat Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa – symbol GK;
- Referat Rozwoju Gminy – symbol RG;
- Referat Planowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomościami – symbol PP;
- Urząd Stanu Cywilnego - symbol USC;
- Radcy prawni – symbol RP;
- Inspektor Ochrony Danych Osobowych – symbol ODO;
- Pełnomocnik ochrony informacji niejawnych – symbol OIN;
- Samodzielne stanowisko ds. handlu i usług- symbol HU;
- Samodzielne stanowisko ds. obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, organizacji OSP, i BHP – symbol OC;
- Samodzielne stanowisko ds. informatyki – symbol INF;
- Samodzielne stanowisko ds. kontroli – symbol KW;
- Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
§ 12.
W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
- Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego i Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich;
- Kierownik Referatu Organizacyjno-Samorządowego;
- Kierownik Referatu Finansowo-Budżetowego lub z-ca Skarbnika;
- Kierownik Referatu Rozwoju Gminy;
- Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa;
- Kierownik Referatu Planowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomości.
§ 13.
Burmistrzowi bezpośrednio podlega: Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik, z-ca Kier. Urzędu Stanu Cywilnego, referat spraw obywatelskich, referat rozwoju gminy, Inspektor Ochrony Danych, samodzielne stanowisko ds. obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, organizacji OSP i BHP, samodzielne stanowisko ds. handlu i usług, samodzielne stanowisko ds. kontroli, pełnomocnik ochrony informacji niejawnych.
§ 14.
Zastępcy Burmistrza podlegają bezpośrednio referat gospodarki komunalnej, ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa oraz referat planowania przestrzennego i gospodarki nieruchomościami.
§ 15.
Sekretarzowi podlegają bezpośrednio referat organizacyjno-samorządowy, samodzielne stanowisko ds. informatyki oraz radcy prawni.
§ 16.
Skarbnikowi podlega bezpośrednio referat finansowo-budżetowy.
§ 17.
Schemat organizacyjny Urzędu stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.
Rozdział V.
Zakresy działania Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, Referatów i Samodzielnych Stanowisk.
§ 18.
Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
- reprezentowanie Gminy lub Urzędu na zewnątrz;
- kierowanie sprawami Gminy oraz kierowanie Urzędem,
- podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności;
- wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
- zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
- gospodarowanie mieniem komunalnym;
- powierzanie określonych spraw Gminy w swoim imieniu Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi;
- upoważnianie swojego Zastępcy, Sekretarza lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;
- organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych;
- określanie sposobu wykonywania uchwał;
- przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy i od pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych;
- ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych;
- rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między komórkami organizacyjnymi Urzędu;
- wykonywanie innych zadań i obowiązków nałożonych obowiązującymi przepisami;
- pełnienie funkcji Szefa Obrony Cywilnej Gminy;
- opracowanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłaszanie i odwoływanie pogotowia alarmu przeciwpowodziowego;
- kierowanie działaniami związanymi z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie Gminy;
- nadzór nad wykonaniem zadań związanych z obronnością w zakresie:
- planowania operacyjnego,
- doręczenia dokumentów powołania do czynnej służby wojskowej w trybie akcji kurierskiej,
- przygotowania podmiotów leczniczych na potrzeby obronne państwa,
- uruchamiania i funkcjonowania stałego dyżuru,
- nakładania i realizacji świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,
- rejestracji i kwalifikacji wojskowej,
- reklamowania pracowników od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny.
§ 19.
Do zakresu działania i kompetencji Zastępcy Burmistrza należy w szczególności :
- podejmowanie czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza;
- w porozumieniu z Sekretarzem przygotowywanie projektów zakresów czynności i odpowiedzialności bezpośrednio podległych mu pracowników;
- sprawowanie nadzoru nad realizacją wniosków i zaleceń kontroli zewnętrznych i wewnętrznych dotyczących spraw będących w zakresie zadań i kompetencji Zastępcy Burmistrza;
- prowadzenie powierzonych przez Burmistrza spraw Gminy z zakresu gospodarki komunalnej, mieszkaniowej, ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa oraz planowania przestrzennego i gospodarki nieruchomościami;
- współudział w organizowaniu współpracy Gminy z zagranicą;
- wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 20.
Do zakresu działania i kompetencji Sekretarza należy prowadzenie powierzonych przez Burmistrza spraw Gminy a w szczególności:
- zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu;
- sporządzanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu i czuwanie nad jego aktualizacją;
- sporządzanie projektów struktury organizacyjnej Urzędu;
- opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy;
- opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy;
- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
akt osobowych pracowników, min:
- przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- organizowanie, przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
- nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie, prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr, oraz nadzorowanie spraw z zakresu zarządzania personelem;
- przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu;
- nadzorowanie prawidłowego obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
- przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy;
- koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami;
- nadzorowanie prac związanych z udostępnianiem informacji publicznej przez pracowników Urzędu;
- przeprowadzanie kontroli terminowego załatwiania skarg i wniosków przez merytoryczne komórki Urzędu;
- prowadzenie przesłuchań świadków w celu udokumentowania okresów zatrudnienia;
- prowadzenie procedury naboru pracowników do Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy;
- sprawowanie nadzoru nad przebiegiem służby przygotowawczej;
- sprawowanie nadzoru nad realizacją wniosków i zaleceń kontroli zewnętrznych i wewnętrznych dotyczących spraw będących w zakresie działania i kompetencji Sekretarza;
- prowadzenie dokumentacji związanej z podziałem administracyjnym Gminy;
- nadzór nad przygotowaniem materiałów na Sesje Rady i posiedzenia Komisji;
- nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy;
- współudział w organizowaniu współpracy Gminy z zagranicą;
- sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej i ich udostępnianiem zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej;
- uczestniczenie w realizacji zadań obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i spraw obronnych;
- wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 21.
Do zadań Skarbnika należy:
- przygotowanie projektu uchwały budżetowej Gminy wraz z częścią opisową;
- przygotowanie projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej;
- sprawowanie nadzoru nad realizacją budżetu i informowanie o jego przebiegu;
- sporządzenie projektów zarządzeń i uchwał dotyczących zmian w budżecie oraz zmian uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej;
- kontrasygnowanie dokumentów stanowiących podstawę do powstania zobowiązań finansowych;
- nadzór nad realizacją wniosków i zaleceń z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych dotyczących spraw będących w zakresie obowiązków i kompetencji Skarbnika;
- nadzór nad prawidłowością udzielania pomocy przedsiębiorcom;
- opracowanie i przekładanie sprawozdań budżetowych i finansowych Gminy;
- opracowanie planu wykonawczego budżetu;
- przygotowanie projektów uchwał w sprawie stawek podatków i opłat lokalnych;
- przygotowanie informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze oraz sprawozdania z wykonania budżetu Gminy za dany rok;
- aktualizacja planu finansowego w zakresie dochodów i wydatków;
- współpraca z RIO, bankami i Urzędami Skarbowymi,
- wykonanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 22.
Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk należy w szczególności:
- koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego Gminy;
- zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań;
- współdziałanie z organami samorządowymi, organizacjami pozarządowymi na terenie Gminy;
- współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej;
- rozpatrywanie skarg, wniosków, petycji i interpelacji według właściwości;
- opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju w zakresie swojego działania;
- przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań z realizacji zadań;
- stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;
- realizowanie zamówień od 65 000,00 złotych do 130 000,00 złotych (netto) zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych;
- przygotowywanie materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej i ich udostępnianie oraz udzielanie informacji publicznej zgodnie ze swoim zakresem czynności i z ustawą o dostępie do informacji publicznej;
- pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Burmistrzowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań;
- realizacja zadań wynikających z kontroli zarządczej;
- współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy;
- usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy;
- realizacja zadań dotyczących spraw obronnych i zarządzania kryzysowego w zakresie:
- udziału w opracowaniu i aktualizowaniu (zgodnie z wytycznymi i posiadanymi kompetencjami) – Kart Realizacji Zadań Operacyjnych,
- realizowania zadań obronnych dotyczących obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego wynikających z wydanych aktów prawnych oraz ujętych w Kartach Realizacji Zadań Operacyjnych,
- udziału w organizowanych szkoleniach obronnych z zakresu obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.
- wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.
§ 23.
Do zadań Referatu Organizacyjno-Samorządowego należy:
- zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu poprzez:
- obsługę sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
- przyjmowanie, rejestracja pism i dokumentów wpływających do Urzędu i przekazywanie ich poszczególnym komórkom,
- wysyłanie i ewidencjonowanie korespondencji urzędowej drogą pocztową,
- prenumeratę i rozdział wydawnictw urzędowych oraz prasy,
- wywieszanie ogłoszeń urzędowych na tablicach informacyjnych Urzędu i prowadzenie ewidencji tych ogłoszeń,
- obsługa centrali telefonicznej,
- organizowanie spotkań Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.
- zapewnienie prawidłowej obsługi obywateli przez Urząd;
- prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, rejestru pieczęci urzędowych;
- pomoc w organizowaniu wyborów i referendum;
- prowadzenie procedury i rejestru przyjmowania i załatwiania skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu Miejskiego;
- prowadzenie archiwum zakładowego;
- prowadzenie spraw stypendium sportowych przyznanych przez Gminę Dobrodzień za wysokie wyniki sportowe we współzawodnictwie krajowym i międzynarodowym;
- obsługa Rady i Komisji stałych Rady Miejskiej, m.in.:
- przygotowywanie i obsługa posiedzeń Rady Miejskiej, Komisji stałych Rady,
- sporządzanie protokołów z Sesji Rady Miejskiej i posiedzeń Komisji stałych Rady,
- ewidencjonowanie i przekazywanie interpelacji radnych odpowiednim referatom,
- przekazywanie uchwał Rady organom nadzoru oraz do Dziennika Urzędowego Województwa Opolskiego,
- przekazywanie uchwał Rady właściwym referatom i jednostkom organizacyjnym,
- udostępnianie obywatelom dokumentów wynikających z zadań publicznych realizowanych przez Radę w tym protokołów z posiedzeń Rady i Komisji,
- przygotowanie rozliczeń finansowych związanych z dietami radnych,
- prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników.
- prowadzenie spraw z wiązanych z wyborami sołtysów i rad sołeckich;
- prowadzenie spraw związanych z funduszem sołeckim;
- prowadzenie spraw związanych z Budżetem Obywatelskim;
- zaopatrywanie Urzędu w artykuły biurowe, środki czystości, meble, sprzęt biurowy i pozostałe wyposażenie;
- gospodarka odzieżą ochronną i roboczą;
- koordynacja czynności związanych z prowadzeniem bieżących remontów w pomieszczeniach Urzędu oraz nadzór nad sprawami gospodarczymi;
- zapewnienie czystości, estetyki budynku i biur Urzędu w tym nadzór nad pracownikami obsługi Urzędu;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 24.
Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich i należy:
- prowadzenie spraw ewidencji ludności:
- rejestracja zadań wynikających z prowadzenia Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności PESEL w tym:
- zameldowania na pobyt stały i pobyt czasowy,
- wymeldowania z pobytu stałego i pobytu czasowego,
- zgłoszenia wyjazdu poza granice RP na pobyt czasowy oraz powrotu z wyjazdu poza granice RP trwającego dłużej niż 6 miesięcy,
- prowadzenie w formie elektronicznej rejestru mieszkańców,
- wydawanie zaświadczeń z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL,
- usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL,
- wysyłanie zleceń w systemie PESEL do właściwych organów gmin w celu usuwania niezgodności w danych adresowych,
- realizacja zleceń w systemie PESEL przesłanych przez inne organy gmin w celu usuwania niezgodności w danych adresowych,
- nadawanie osobom nr PESEL zgodnie z ustawą o ewidencji ludności,
- udostępnianie danych z rejestru mieszkańców oraz z rejestru PESEL na wniosek w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego,
- prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach o wymeldowanie, zameldowanie oraz uchylenia czynności materialno-technicznych oraz przygotowanie w tych sprawach decyzji administracyjnych,
- rejestracja zgłoszeń meldunkowych cudzoziemców,
- sporządzanie zestawień w zakresie kontroli obowiązku szkolnego i obowiązku nauki dzieci i młodzieży w wieku 3-18 lat;
- sporządzanie wykazów w sprawie rejestracji osób na potrzeby prowadzenie kwalifikacji wojskowej,
- udostępnianie dla Głównego Urzędu Statystycznego dodatkowych informacji dotyczących migracji ludności,
- sporządzanie sprawozdawczości statystycznych w zakresie ewidencji ludności,
- przyjmowanie wniosków o zastrzeżenie albo cofnięcie zastrzeżenia numeru PESEL,
- przekazywanie danych do Rejestru Danych Kontaktowych,
- rejestracja zadań wynikających z prowadzenia Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności PESEL w tym:
- obsługa rejestru dowodów osobistych:
- przyjmowanie wniosków o wydawanie dowodów osobistych,
- postępowanie z wymianą, unieważnieniem i utratą dowodów osobistych,
- prowadzenie rejestru utraconych, unieważnionych i uszkodzonych dowodów osobistych,
- wydawanie zaświadczeń z Rejestrów z Dowodów Osobistych,
- sprawy związane z udostępnieniem danych w trybie jednostkowym, udostępnienie dokumentacji związanych z dowodem osobistym,
- przygotowanie decyzji administracyjnej o odmowie wydania dowodu osobistego,
- przygotowanie decyzji o odmowie udzielenia informacji z rejestru dowodów osobistych,
- zakładanie kopert dowodowych zgodnie z numeracją,
- centralny Rejestr Wyborców:
- aktualizacja danych zgromadzonych w centralnym rejestrze wyborców,
- sporządzanie spisów wyborców,
- sporządzanie spisów osób uprawnionych do wzięcia udziału w referendum,
- przygotowanie decyzji o ujęciu lub odmowie ujęcia w stałym obwodzie głosowania,
- wykonywanie zadań związanych z rejestracją i kwalifikacją wojskową.
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 25.
Do zadań Referatu Finansowo-Budżetowego należy:
- prowadzenie rachunkowości budżetowej Urzędu oraz Budżetu JST, a w szczególności:
- kompletowanie dokumentów księgowych, dekretowanie i przygotowanie do księgowania,
- kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych,
- dokonywanie płatności z rachunków bankowych,
- bieżące ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych dotyczących dochodów i wydatków budżetowych jednostki budżetowej i jednostki samorządu terytorialnego,
- sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych,
- uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych jednostek budżetowych gminy,
- prowadzenie ewidencji księgowej dotyczącej zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym danego roku budżetowego oraz wydatków budżetowych przyszłych lat,
- prowadzenie ewidencji księgowej majątku trwałego,
- ewidencja druków ścisłego zarachowania.
- współdziałanie z organami finansowymi, Regionalną Izbą Rachunkową, Izbami i Urzędami Skarbowymi oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Bankami;
- prowadzenie spraw płacowych:
- sporządzanie list płac,
- sporządzanie i rozliczanie deklaracji ZUS oraz prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników,
- wystawianie zaświadczeń o wysokości zarobku na żądanie pracownika,
- prowadzenie ewidencji z tytułu umów zleceń i o dzieło, sprawdzanie rachunków, obliczanie podatku, rozliczanie z Urzędem skarbowym – prowadzenie rozliczeń rocznych oraz miesięcznych,
- prowadzenie kart zasiłkowych osób przebywających na L4 płatnych z funduszu płac
i ZUS-u,
- prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników Urzędu,
- naliczanie i rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych pracowników Urzędu,
- sporządzanie rocznych rozliczeń z podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracowników Urzędu, radnych, umów zleceń itd.,
- wystawianie faktur VAT, not obciążeniowych;
- prowadzenie ewidencji nabycia i sprzedaży VAT oraz sporządzanie deklaracji VAT;
- prowadzenie obsługi kasowej jednostek budżetowych;
- prowadzenie rachunkowości podatkowej Urzędu:
- wymiar podatków i opłat lokalnych,
- prowadzenie ewidencji księgowej podatków,
- windykacja zaległości z tyt. podatków i opłat,
- przygotowanie decyzji dotyczących ulg i umorzeń podatkowych,
- sporządzanie sprawozdań podatkowych,
- sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem przepisów podatkowych przez podatników,
- sporządzanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej dla przedsiębiorców,
- wydawanie zaświadczeń o wielkości gospodarstw rolnych,
- wydawanie zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach.
- rozliczanie dotacji udzielanych z budżetu gminy i spoza sektora finansów publicznych;
- rozliczanie inwentaryzacji;
- kierownik Referatu Finansowo-Budżetowego lub upoważniony pracownik zastępuje Skarbnika Gminy podczas jego nieobecności;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 26.
Do zadań Referatu Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa należy:
- w zakresie gospodarki komunalnej:
- zakładanie i zarządzanie cmentarzami komunalnych oraz ich likwidacja;
- organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi i cmentarzami nieczynnymi pozbawionymi opieki;
- nadzór nad prawidłową gospodarką lasami komunalnymi;
- zarządzanie siecią dróg będących w zarządzie Gminy;
- nadzór i kontrola działalności komunalnej w zakresie:
- utrzymania zieleni miejskiej,
- utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy,
- zimowego utrzymania szlaków komunikacyjnych, będących w zarządzie Gminy,
- organizacji targowiska,
- zużycia energii elektrycznej.
- przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, opinii i wniosków w zakresie stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg do poszczególnych kategorii;
- koordynacja i obsługa zadań w ramach współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych;
- przegląd obiektów mostowych i drogowych;
- prowadzenie procedury dotyczącej zgody na parkowanie;
- prowadzenie spraw związanych z Strefą Płatnego Parkowania.
- w zakresie ochrony powietrza i rolnictwa:
- prowadzenie sprowadzenie spraw związanych z realizacją uchwalonego przez Radę Miejską w Dobrodzieniu Programu Opieki nad zwierzętami,
- gospodarka łowiecka, w zakresie współdziałania z dzierżawcą lub zarządcą obwodu łowieckiego w zagospodarowaniu łowieckim gminy, w szczególności w zakresie ochrony bytujących na jej terenie zwierząt,
- realizacja Programu „ Czyste powietrze” tj.
- udzielanie informacji o Programie osobom zainteresowanym złożeniem wniosku o dofinansowanie,
- podejmowanie działań mających na celu zidentyfikowanie budynków, których właściciele mogliby być potencjalnymi Wnioskodawcami i przedstawienie im korzyści płynących z wzięcia udziału w Programie,
- wsparcie Wnioskodawców w zakresie przygotowania wniosków o dofinansowanie, w tym pod kątem spełnienia wymagań określonych w Programie, z zachowaniem należytej staranności,
- organizacja spotkań informujących o zasadach Programu dla mieszkańców,
- przekazanie Wnioskodawcy informacji dotyczących Programu, w tym określonych w Programie dopuszczalnych warunkach łączenia dofinansowania przedsięwzięć z innymi programami finansowymi ze środków publicznych zapisanych w porozumieniu,
- przekazywanie do WFOŚiGW wniosków o dofinansowanie, składanych przez Wnioskodawców w Gminie, niezwłocznie, lecz nie później niż 5 dni roboczych od złożenia w urzędzie,
- pomoc Wnioskodawcy przy rozliczeniu przyznanego dofinansowania, w tym przy poprawnym wypełnianiu wniosku o płatność oraz kompletowaniu wymaganych dokumentów.
- prowadzenie Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków;
- realizacja Programów związanych z ochroną powietrza;
- prowadzenie spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystanego do produkcji rolnej;
- prowadzenie spraw związanych z organizacją dożynek gminnych;
- prowadzenie spraw związanych z Programem Ochrony Powietrza (kontrole, aktualizacja bazy o metraże oraz kotły);
- przygotowywanie wyborów do Izby Rolniczej oraz prowadzenie spraw związanych z suszą rolniczą;
- prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości, prawidłowym stanem sanitarnym Gminy, z wyłączeniem zadań przekazanych do Związku Międzygminnego „Czysty Region”;
- koordynowanie realizacji zadań przekazanych do Związku Międzygminnego „Czysty Region”.
- w zakresie ochrony środowiska:
- prowadzenie spraw wynikających z ustawy prawo ochrony środowiska (interwencje w terenie),
- wydawanie decyzji związanych z przeprowadzeniem procedury oceny oddziaływania na środowisko,
- udostępnianie informacji o środowisku,
- prowadzenie spraw wynikających z programu usuwania wyrobów zawierających azbest,
- opracowywanie programów ochrony środowiska, usuwania azbestu oraz ich aktualizacja,
- realizacja zadań gospodarki wodno-ściekowej - prowadzenie spraw dotyczących przydomowych oczyszczalni ścieków i zbiorników bezodpływowych (szamba),
- realizacja zadań zapisanych w prawie wodnym – rowy melioracyjne, tamy bobrowe, opłaty wodnoprawne, pozwolenia, stosunki wodne na gruncie,
- prowadzenie spraw w zakresie pomników przyrody i użytków ekologicznych,
- prowadzenie spraw związanych z BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami),
- prowadzenie spraw dotyczących opłaty za korzystanie z środowiska,
- prowadzenie spraw dotyczących wyznaczania, zmiany lub likwidacji obszarów i granic aglomeracji w zakresie oczyszczania ścieków komunalnych na terenie gminy Dobrodzień,
- w zakresie gospodarki mieszkaniowej i transportu publicznego:
- przyjmowanie i kompletowanie wniosków w sprawach mieszkaniowych oraz prowadzenie spraw związanych z:
- sporządzanie list osób uprawnionych do uzyskania lokalu mieszkalnego,
- przydziałem lokalu mieszkalnego docelowego na czas nieoznaczony,
- zamianą oraz podnajmem lokalu mieszkalnego,
- przydziałem najmu socjalnego lokalu, zamiennego pomieszczenia tymczasowego na czas oznaczony,
- przekwaterowaniem osób do innego lokalu, na wypadek remontu bądź rozbiórki,
- uregulowaniem uprawnień do lokalu, osób pozostałych w nim po śmierci lub wyprowadzeniu się najemcy,
- samowolą lokalową.
- współpraca z administratorem budynków i lokali stanowiących mieszkaniowy zasób komunalny,
- rozstrzyganie sporów dotyczących stawek czynszowych oraz innych, wynikających z powierzonego zakresu prac,
- opracowywanie wieloletnich programów gospodarowania zasobem mieszkaniowym,
- prowadzenie spraw dotyczących zbiorowego transportu publicznego na trenie gminy Dobrodzień,
- wydawanie zezwolenia na wykonywanie przewozów osób w transporcie drogowym,
- prowadzenie spraw dotyczących umów użyczenia na lokale użytkowe (w budynkach stanowiących mienie komunalne),
- prowadzenie spraw dotyczących SIM-ów,
- prowadzenie książki obiektów komunalnych,
- prowadzenie spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej,
- przygotowanie projektu regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie gminy, zmian do regulaminu oraz projektów uchwał wymaganych przepisami prawa w zakresie utrzymania porządku i czystości w gminach;
- prowadzenie spraw z zakresu wydawania zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów;
- prowadzenie spraw z zakresu „Uproszczonego Planu Urządzenia Lasów”;
- sprawowanie nadzoru nad pracownikami gospodarczymi w zakresie powierzonych im zadań;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 27.
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno - opiekuńczych, a w szczególności dotyczących:
- rejestracji urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
- sporządzania aktów stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego,
- wykonywania czynności materialno-technicznych z zakresu rejestracji stanu cywilnego nie skutkujących sporządzeniem aktu stanu cywilnego,
- wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
- migracji aktów do rejestru stanu cywilnego,
- przechowywania i konserwacji ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
- przekazywania ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych stanu cywilnego do Archiwum Państwowego,
- przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń,
- rejestracji danych w rejestrze PESEL z zakresu rejestracji stanu cywilnego,
- sporządzania wzmianek dodatkowych i przypisków w aktach stanu cywilnego,
- realizacji zleceń przekazywanych przez innych kierowników urzędu stanu cywilnego, organy gminy oraz wysyłanie zleceń do właściwych organów,
- wydawania decyzji administracyjnych o odmowie dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego,
- wydawania decyzji dotyczących zmiany imienia i nazwiska,
- wykonywania zadań wynikających z Konkordatu,
- wykonywania obowiązków statystycznych dotyczących urodzeń, małżeństw
i zgonów, - organizacji uroczystości jubileuszowych dla małżonków obchodzących jubileusz
50-lecia Pożycia Małżeńskiego. - prowadzenia bieżącej korespondencji krajowej i konsularnej,
- Wykonywania innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 28.
Do zadań Referatu Rozwoju Gminy należy:
- w zakresie inwestycji:
- nadzór nad planowaniem przedsięwzięć inwestycyjnych miasta i gminy i współpraca w tym zakresie z Radą Miejską,
- nadzór nad prawidłowym przygotowaniem dokumentacji technicznych inwestycji;
- nadzór inwestycyjny nad prowadzonymi przez gminę inwestycjami w zakresie:
- przekazanie wykonawcom terenu robót,
- prowadzenie kontroli zgodności zakresu realizowanych inwestycji, jakości wykonanych robót oraz kosztu inwestycji z dokumentacją techniczną, umową oraz przyjętym harmonogramem wykonania i finansowania,
- organizowanie i dokonywanie komisyjnych odbiorów częściowych i końcowych inwestycji,
- egzekwowanie od wykonawców napraw wynikających z udzielonych gwarancji jakości i rękojmi na wady dotyczące wykonanych przez nich inwestycji,
- organizowanie i przeprowadzenie komisyjnych odbiorów pogwarancyjnych,
- współpraca z referatem Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa w zakresie spraw związanych z przygotowaniem gruntów pod inwestycje oraz inwestycji drogowych,
- współpraca w procesie działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych z referatem Planowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomościami,
- współudział w rozliczaniu projektów i inwestycji pochodzących z funduszy unijnych i innych,
- wykonywanie obowiązków w zakresie sprawozdawczości statystycznej w zakresie inwestycji i projektów.
- w zakresie zamówień publicznych:
- przeprowadzanie czynności proceduralnych przewidzianych ustawą Prawo zamówień publicznych (planowanie, szacowanie wartości zamówienia, sporządzanie SWZ, publikacja ogłoszeń, badanie i ocena ofert, przygotowywanie protokołów, umów, informacji, odpowiedzi itp.),
- nadzór i współpraca z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi urzędu, w szczególności w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji niezbędnych do udzielenia zamówień publicznych,
- kompletowanie dokumentacji do zamówień publicznych,
- monitorowanie zaangażowanych wydatków budżetowych i uzgadnianie z merytoryczną komórką organizacyjną urzędu wydatków budżetowych na zamówienia publiczne;
- udział w pracach komisji przetargowych powoływanych do postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
- prowadzenie czynności związanych z zamówieniami zgodnie z wprowadzonym regulaminem udzielania zamówień publicznych,
- prowadzenie rejestrów postępowań w sprawach zamówień publicznych,
- opracowywanie planów i sprawozdań z zakresu zamówień publicznych,
- współudział w rozliczaniu projektów i inwestycji pochodzących z funduszy unijnych i innych.
- w zakresie pozyskiwania funduszy:
- pozyskiwanie informacji o wszelkich projektach i programach umożliwiających pozyskiwanie środków zewnętrznych w szczególności z funduszy unijnych na realizację zadań gminnych,
- inicjowanie projektów współfinansowanych ze środków pomocowych,
- opracowywanie i przedstawianie planu rozwoju lokalnego oraz strategii rozwoju gminy, wieloletnich planów inwestycyjnych w kontekście pozyskiwania funduszy unijnych,
- sporządzanie wniosków o środki pomocowe (finansowe) pochodzące z funduszy unijnych i innych,
- przygotowywanie małych projektów w celu pozyskania pozabudżetowych środków finansowych dla Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy,
- rozliczanie pozyskanych środków pomocowych pochodzących z funduszy unijnych i innych,
- prowadzenie procedury związanej z opracowywaniem i wdrażaniem programu Rewitalizacji Gminy Dobrodzień w celu stworzenia odpowiednich warunków do rozwoju.
- w zakresie promocji gminy:
- prowadzenie strony internetowej Dobrodzienia (szata graficzna) oraz aktualizacja informacji na stronie internetowej i stronie BIP-u,
- opracowanie graficzne i merytoryczne oraz rozpowszechnianie materiałów informacyjnych i promocyjnych o gminie,
- podejmowanie działań, których celem jest poprawa wizerunku Gminy oraz wspieranie i rozwój przedsiębiorczości na terenie Gminy;
- organizowanie współpracy samorządu z przedsiębiorcami np. koordynowanie współpracy ze stowarzyszeniem „Zjednoczeni Designem” oraz grupy „Miasto Stolarzy”,
- przygotowywanie gminy do udziału w wystawach i targach,
- nadzór oraz koordynowanie turystyki na terenie gminy oraz współpraca z Informacją Turystyczną przy GOKSiBP,
- organizowanie współpracy zagranicznej gminy,
- współudział w przygotowaniu małych projektów w celu pozyskania pozabudżetowych środków finansowych dla gminy i jednostek organizacyjnych gminy;
- przygotowywanie materiałów do samorządowego pisma lokalnego;
- wstępna obsługa potencjalnego inwestora i prowadzenie terenów inwestycyjnych;
- współpraca z różnymi grupami społecznymi na terenie gminy w zakresie promocji działań społecznych mieszkańców;
- współudział w rozliczaniu projektów i inwestycji pochodzących z funduszy unijnych i innych,
- współpraca z informatykiem w zakresie obsługi istniejących i wdrażanie nowych systemów komputerowych w Urzędzie,
- pomoc w administrowaniu serwerami, siecią i systemami informatycznymi.
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 29.
Do zadań Referatu Planowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomościami:
- w zakresie planowania przestrzennego:
- prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
- wydawanie bądź opiniowanie wskazań lokalizacyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości,
- rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej,
- prowadzenie spraw z zakresu podziału, rozgraniczania, scalania i wymiany nieruchomości – wydawanie odpowiednich decyzji w tym zakresie,
- prowadzenie spraw zakresu planowania przestrzennego gminy, wydawanie odpisów, wyrysów i zaświadczeń z obowiązujących planów miejscowych i studium,
- koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
- prowadzenie spraw wynikających z prawa geologicznego i górniczego (wydawanie opinii i uzgodnień),
- opracowywanie dokumentów planistycznych (Miejscowego Planu Zagospodarowania Przestrzennego (MPZP),
- opracowywanie dokumentów planistycznych (Ogólnego Planu Zagospodarowania Przestrzennego),
- prowadzenie spraw dotyczących opieki nad zabytkami oraz rejestru tych zabytków,
- opiniowanie wniosków ze Starostwa (wyłączenie z produkcji rolnej) zmiana gruntu leśnego na rolny lub budowlany,
- w zakresie mienia komunalnego:
- przygotowanie trenów pod ogrody działkowe,
- przygotowanie terenów inwestycyjnych,
- przygotowanie terenów pod budownictwo mieszkaniowe,
- gospodarka gruntami stanowiącymi mienie komunalne, ustalanie trybu ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, trwały zarząd oraz przekazywanie ich na cele szczególne oraz ustalanie ich wartości, ceny i opłat za korzystanie z nich,
- prowadzenie ewidencji nieruchomości komunalnych,
- komunalizacja gruntów,
- regulacja stanu prawnego i geodezyjnego nieruchomości będących w zasobie Gminy,
- nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
- sporządzanie deklaracji podatku od nieruchomości, deklaracji leśnej oraz zestawienia dotyczące użytków rolnych,
- organizowanie przetargów na zbywanie prawa własności i dzierżawę nieruchomości stanowiących własność Gminy,
- prowadzenie POI (Punktu Obsługi Inwestora) do zadań którego należy:
- przygotowywanie kompletnej oferty inwestycyjnej JST, jej weryfikacja i aktualizacja, w tym nadzór nad danymi niezbędnymi do jej opracowania,
- aktualizacja danych dotyczących oferty inwestycyjnej na portalu JST oraz na stronach dedykowanych ofertom inwestycyjnym JST (np. w generatorze ofert inwestycyjnych PAIiH) oraz dbałość o aktualność informacji, w tym nadzór nad administrowaniem strony/zakładki na stronie JST w tym zakresie,
- weryfikacja oferty inwestycyjnej i działań POI pod kątem zgodności ze „Strategią rozwoju społeczno-gospodarczego JST”, w szczególności w zakresie ładu przestrzennego i gospodarki nieruchomościami,
- organizacja/udział w organizowanych przez JST działaniach promujących ofertę inwestycyjną JST, w tym opracowywanie prezentacji oraz innych materiałów promujących walory JST atrakcyjnej dla inwestorów,
- udzielanie informacji przedsiębiorcom/inwestorom, w tym doradztwo oraz prezentacja posiadanej przez gminę oferty inwestycyjnej,
- organizowanie w razie potrzeby wizyt lokalizacyjnych inwestorów z przedstawicielami władz JST na terenie JST i współdziałanie z innymi podmiotami w tym zakresie,
- asystowanie inwestorom w niezbędnych procedurach administracyjnych i prawnych na poziomie JST, występujących w trakcie realizacji projektu inwestycyjnego,
- podejmowanie działań w ramach opieki po inwestycyjnej firm działających na terenie JST,
- współdziałanie z podmiotami zaangażowanymi w obsługę inwestora na szczeblu ponadgminnym/ponad powiatowym, w szczególności z PAIH, SSE i innymi partnerami regionalnymi,
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 30.
Do samodzielnego stanowiska ds. handlu i usług należy:
- prowadzenie rejestru przedsiębiorców;
- rejestracja działalności gospodarczej osób fizycznych, dokonywanie zmian dotyczących działalności gospodarczych do CEIDG;
- zawieszanie lub wznawianie działalności gospodarczej;
- weryfikacja wniosku, przekształcenie na formę elektroniczną i przesłanie do CEIDG;
- wydawanie zaświadczeń potwierdzających dane z ewidencji gminnej działalności gospodarczej;
- realizacja uchwał Rady w sprawie miejsc usytuowania i liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych;
- wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w punktach detalicznych i gastronomicznych;
- wydawanie jednorazowych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
- wydawanie decyzji o cofaniu i wygaszaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;
- wprowadzanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych (wydawanych, cofniętych i wygaszonych) do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
- współpraca z Gminną Komisją ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
w zakresie opiniowania wniosków o wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; - prowadzenie spraw związanych z opłatami za korzystanie z zezwoleń oraz oświadczeniami o wartości sprzedaży napojów alkoholowych;
- prowadzenie ewidencji pól biwakowych, gospodarstw agroturystycznych oraz innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie;
- wydawanie zaświadczeń potwierdzających zgłoszenia do ewidencji gospodarstw agroturystycznych, pól biwakowych i innych obiektów w których są świadczone usługi hotelarskie;
- współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego;
- opracowywanie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego;
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ogłoszenia otwartych konkursów ofert dla organizacji pozarządowych i podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego zgodnie z ustawą pożytku publicznego i wolontariacie oraz z Zarządzeniem Burmistrza w sprawie otwartego konkursu ofert na wykonanie zadania publicznego;
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji w trybie pozakonkursowym dla organizacji pozarządowych i podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego;
- opracowanie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Przeciwdziałania Narkomanii oraz Innych Uzależnień i koordynowanie działań ujętych w tym planie;
- współpracowanie z podmiotami prowadzącymi na terenie Gminy działania związane
z profilaktyką alkoholową i przeciwdziałaniem narkomanii; - wykonywanie obowiązków w zakresie sprawozdawczości w zakresie profilaktyki alkoholowej;
- współpraca z Gminną Komisją ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
w zakresie profilaktyki alkoholowej; - realizacja zadań w zakresie ochrony zdrowia na terenie Gminy Dobrodzień;
- wykonywanie obowiązków w zakresie sprawozdawczości w zakresie ochrony zdrowia;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 31.
Do zakresu działania samodzielnego stanowiska ds. obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego, organizacji OSP i BHP należą sprawy:
- w zakresie spraw obronnych i obrony cywilnej:
- opracowywanie, uzgadnianie i aktualizowanie dokumentów planistycznoorganizacyjnych oraz koordynacja realizacji przedsięwzięć i procedur w nim zawartych:
- Planu ochrony zabytków,
- Planów ewakuacji (przyjęcia) ludności I,II ,i III stopnia,
- Planu zaopatrzenia w wodę w warunkach szczególnych,
- przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie działania Systemu Wczesnego Ostrzegania (SWO) Systemu Wykrywania i Alarmowania (SWA) ludności oraz Systemu Wczesnego Ostrzegania (SWO) na terenie gminy,
- prowadzenie Bazy OC oraz systematyczne jej uaktualnianie do regulaminu,
- realizacja planowania operacyjnego i programowania obronnego,
- przygotowanie systemu obronnego państwa, umożliwiającego mobilizacyjne rozwinięcie Sił Zbrojnych RP,
- przygotowanie do realizacji zadań wynikających z obowiązków państwa – gospodarza realizowanych na rzecz wojsk sojuszniczych,
- przygotowanie do realizacji zadań w zakresie kierowania obroną państwa,
- przygotowanie do realizacji zadań wynikających ze stanów gotowości obronnej państwa,
- planowanie i organizowanie świadczeń na rzecz obrony,
- planowanie i realizacja przedsięwzięć gospodarczo – obronnych,
- realizacja wyłączenia pracowników z obowiązku pełnienia służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny na potrzeby organów administracji publicznej i innych jednostek organizacyjnych,
- planowanie i organizacja szkolenia obronnego,
- planowanie i wykonywanie kontroli realizacji zadań obronnych,
- w zakresie zarządzania kryzysowego:
- opracowywanie i aktualizacja Gminnego Planu Zarządzania Kryzysowego oraz koordynacja realizacji przedsięwzięć i procedur w nim zawartych,
- opracowywanie i aktualizacja Planu operacyjnego ochrony przed powodzią dla gminy,
- koordynowanie z ramienia Urzędu działaniami związanymi z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem zagrożeń na terenie gminy,
- planowanie i organizowanie ewakuacji (przyjęcia) ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia,
- organizowanie, koordynowanie oraz nadzór nad działaniem Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego" (GCZK). Prowadzenie szkoleń oraz instruktaży dla obsady GCZK,
- współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej,
- nadzorowanie funkcjonowania łączności na potrzeby zarządzania kryzysowego,
- opracowanie dokumentacji oraz organizowanie posiedzeń Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego (GZZK),
- zabezpieczanie środków i materiałów wykorzystywanych w fazie reagowania i odbudowy zarządzania kryzysowego.”
- w zakresie organizacji OSP:
- nadzór nad ochroną przeciwpożarową na terenie Gminy,
- pomoc w zapewnieniu ochotniczym strażom pożarnym pomieszczeń i sprzętu zapewniającego funkcjonowanie tych jednostek,
- prowadzenie ewidencji jednostek OSP działających na terenie Gminy oraz pojazdów pożarniczych,
- nadzór nad właściwym gospodarowaniem środkami i majątkiem przekazanym jednostkom OSP,
- zgłaszanie organom Gminy potrzeb rzeczowych i finansowych w zakresie zapewnienia jednostkom ochotniczym straży pożarnych:
- środków alarmowania i łączności,
- pomieszczeń, wyposażenia, sprzętu, urządzeń przeciwpożarowych, odzieży specjalnej i umundurowania oraz materiałów niezbędnych do konserwacji, eksploatacji i naprawy,
- środków transportowych do akcji ratowniczych i ćwiczeń,
- zasobów wody do gaszenie pożarów,
- weryfikowanie wniosków OSP o wypłatę ekwiwalentu za udział w działaniach ratowniczych i szkoleniach oraz przekazanie do realizacji,
- współdziałanie z odpowiednimi stanowiskami pracy Urzędu i jednostkami organizacyjnymi w zakresie remontów strażnic,
- udział w prowadzonych okresowych inwentaryzacjach sprzętu pożarniczego, umundurowania, paliwa i opału w jednostkach OSP,
- planowanie budżetu OSP,
- współpraca z Państwową Strażą Pożarną w Oleśnie oraz z Oddziałami Związku OSP RP,
- obsługa Zarządu Oddziału Miejsko-Gminnego Związku OSP RP oraz sprawozdań internetowych OSP,
- sporządzenie opinii do świadczenia ratowniczego,
- w zakresie BHP:
- nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż. w Urzędzie,
- przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
- prowadzenie spraw powypadkowych, rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
- przeprowadzanie szkoleń bhp (wstępnych, ogólnych i okresowych) z pracownikami urzędu oraz szkoleń z zakresu ochrony przeciwpożarowej w ramach posiadanych kompetencji,
- prowadzenie dokumentacji szkoleniowej bhp i ppoż,
- współpraca z instytucjami, służbami i strażami w zakresie spraw bhp i ochrony przeciwpożarowej,
- realizowanie zadań nałożonych przez zwierzchnie służby ochrony przeciwpożarowej,
- prowadzenie okresowych i doraźnych kontroli pomieszczeń urzędu w zakresie zabezpieczenia przeciwpożarowego oraz opracowanie wniosków dla Burmistrza w tym zakresie,
- uczestniczenie w pracach komisji pożarowo-technicznej,
- sprawowanie nadzoru nad prawidłowym utrzymaniem dróg komunikacyjnych służących celom ewakuacji, ich oznakowaniem,
- sprawowanie nadzoru nad prawidłowością rozmieszczenia, stanem sprawności technicznej i konserwacją sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych,
- opracowywanie i uaktualnianie instrukcji bezpieczeństwa pożarowego Urzędu,
- nadzór nad terminowością wykonywanych kontroli i przeglądów stanu technicznego budynku Urzędu,
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 32.
Do zakresu działania pełnomocnika ochrony informacji niejawnych należą sprawy:
- zapewnienie ochrony informacji niejawnych;
- ochrona systemów teleinformatycznych;
- zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych w szczególności szacowanie ryzyka;
- kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
- okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów;
- opracowanie planu ochrony informacji niejawnych;
- opracowywanie instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych;
- ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jej realizacji;
- szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych;
- prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 33.
Do zakresu działania radców prawnych należy obsługa prawna i zapewnienie zgodności działania Urzędu z przepisami prawa w tym zwłaszcza:
- opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych – uchwał, postanowień, zarządzeń i innych dokumentów;
- obsługa prawna:
- Rady,
- Referatów Urzędu, samodzielnych stanowisk,
- Jednostek Organizacyjnych w Gminie,
- nadzór nad stosowaniem przepisów k.p.a.;
- opiniowanie projektów umów i porozumień;
- wydawanie opinii prawnych dotyczących zakresu działania Urzędu;
- wykonywanie innych czynności przewidzianych w przepisach o obsłudze prawnej;
- informowanie pracowników o zmianach w przepisach prawnych, aktualizacja Statutu Gminy;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 34.
Do zakresu działania samodzielnego stanowiska ds. informatyki należą sprawy:
- obsługa istniejących i wdrażanie nowych systemów komputerowych w Urzędzie;
- obsługa połączenia internetowego;
- wykonywanie i weryfikowanie kopii bezpieczeństwa systemów i konfiguracji urządzeń,;
- wykonywanie bieżącej obsługi urządzeń informatycznych;
- administrowanie serwerami, siecią i systemami informatycznymi;
- prowadzenie napraw i konserwacji sprzętu komputerowego;
- nadzorowanie eksploatacji oprogramowania;
- zarządzanie dostępem do oprogramowania;
- zapewnienie bezpiecznej wymiany informacji między Urzędem a Internetem;
- rozwijanie technologii ułatwiającej kontakt z mieszkańcami Gminy przez Internet;
- terminowe dokonywanie aktualizacji licencji oprogramowania;
- umieszczanie w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) informacji przekazywanych przez pracowników Urzędu;
- nadzór nad prawidłowym wprowadzaniem danych do BIP-u przez osoby do tego upoważnione;
- pełnienie funkcji Administratora Systemu Informatycznego;
- wykonywanie obowiązków Lokalnego Administratora Systemu w zakresie obsługi Systemu Rejestrów Państwowych;
- nadzorowanie wydanych kart dostępu do Systemu Rejestru Państwowych, występowanie o nowe karty z certyfikatem, wygaszanie certyfikatów pracowników, którzy zakończyli pracę w Referacie Spraw Obywatelskich i USC;
- nadzorowanie transmisji obrad Rady Miejskiej w czasie rzeczywistym, zapewnienie właściwego sposobu transmisji i udostępniania nagrań w BIP;
- zakup sprzętu i oprogramowania informatycznego;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 35.
Do zakresu działania samodzielnego stanowiska ds. kontroli należy:
- opracowywanie planów kontroli jednostek organizacyjnych gminy, kontroli wewnętrznych w ramach urzędu, kontroli prawidłowości wydatkowania i rozliczenia dotacji udzielonej z budżetu Gminy;
- prowadzenie kontroli organizacyjnych i finansowych: kompleksowych, problemowych, doraźnych i sprawdzających w gminnych jednostkach organizacyjnych;
- wykonywanie kontroli wewnętrznej w urzędzie na zlecenie Burmistrza, Zastępcy Burmistrza lub Sekretarza w stosunku do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk (w tym stanowisk samodzielnych);
- prowadzenie kontroli wykorzystania dotacji z budżetu Gminy udzielonych jednostkom nie będącym jego jednostkami organizacyjnymi;
- przedmiotem kontroli, o których mowa w punktach 2 i 3 jest w szczególności:
- celowość, legalność, gospodarność i rzetelność dysponowania środkami publicznymi,
- zgodność działalności jednostki kontrolowanej z obowiązującymi przepisami oraz przyjętymi przez Gminę strategiami i procedurami,
- dysponowanie powierzonym mieniem komunalnym,
- prawidłowość realizacji dochodów i wydatków Gminy,
- wykonywanie zadań wynikających z aktów prawnych organów Gminy,
- kontrola spraw indywidualnych zleconych przez Burmistrza,
- kontrola przestrzegania przepisów w zakresie zamówień publicznych i dyscypliny finansów publicznych.
- sporządzanie protokołów zawierających wyniki kontroli oraz przedkładanie ich Burmistrzowi;
- przeprowadzanie kontroli z realizacji wniosków pokontrolnych oraz przedkładanie Burmistrzowi protokołów z w/w kontroli;
- wykonanie czynności z zakresu zadań kontroli zarządczej;
- koordynowanie prowadzenia audytu wewnętrznego w gminne Dobrodzień;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
§ 36.
Do zakresu działania Inspektora Ochrony Danych Osobowych należy:
- Przygotowanie i prowadzenie ewidencji osób biorących udział w przetwarzaniu danych osobowych (list autoryzowanych użytkowników systemu).
- Zapewnienie, by wszyscy użytkownicy stosowali się do obowiązujących procedur.
- Nadzór i doradztwo użytkownikom w zakresie bezpieczeństwa.
- Zapewnienie, aby pracownicy mający dostęp do sytemu posiadali stosowne upoważnienia oraz byli przeszkoleni w zakresie obowiązujących regulacji bezpieczeństwa.
- Zapewnienie aktualizacji obszaru podlegającego nadzorowi.
- Prowadzenie kontroli w zakresie określonym przepisami o ochronie danych osobowych oraz regulacjami wewnętrznymi.
- Podejmowanie odpowiednich działań w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych w systemach informatycznych lub kartotekach.
- Prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności.
- Wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.
Zakresy działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy wskazanych w § 18 – 36 regulaminu nie posiadają charakteru wyczerpującego.
Rozdział VI.
Tryb pracy Urzędu oraz uprawnienia i obowiązki pracodawcy i pracowników.
§ 37.
Do obowiązków pracowników oprócz przewidzianych ustawą o pracownikach samorządowych należy:
- kierowanie się zasadami etyki, praworządności i bezstronności w wykonywaniu powierzonych zadań i obowiązków;
- szanowanie prawa obywateli do informacji, zapewniając w granicach prawem przewidzianym jasność prowadzonych postępowań;
- wzajemna współpraca, w szczególności w zakresie wymiany informacji oraz konsultacji;
Rozdział VII.
Zasady i tryb opracowywania i wydawania aktów prawnych.
§ 38.
- Organy samorządowe wydają akty prawne powszechnie obowiązujące na obszarze Gminy w formie uchwał lub zarządzeń, w zakresie i na podstawie odrębnych przepisów.
- Akty prawne ustanawiają:
- Rada w formie uchwał;
- Burmistrz w formie zarządzeń.
- Projekty aktów wymienionych w ust. 2 przygotowują właściwe rzeczowo referaty lub samodzielne stanowiska.
- Referat lub samodzielne stanowiska przygotowujący projekty aktów, o których mowa wyżej przedstawia je do zaopiniowania:
- Skarbnikowi Gminy – jeżeli treść aktu dotyczy budżetu lub może wywołać skutki finansowe;
- Sekretarzowi Gminy – jeżeli treść aktu dotyczy problematyki organizacyjnej;
- Radcom prawnym Urzędu;
- właściwej Komisji Rady – gdy akt stanowić ma prawo miejscowe oraz gdy opinii Komisji wymaga uchwała Rady.
- W miarę potrzeby lub w wykonaniu obowiązku prawnego, przygotowywane projekty aktów prawnych powinny być konsultowane z przedstawicielami zainteresowanych organizacji społecznych, związków zawodowych i innych.
- Uzasadnienie projektu winno wskazywać na cel opracowania aktu (opis stanu faktycznego i zamierzone efekty wprowadzenia go w życie oraz inne możliwości uregulowania jego przedmiotu) z argumentacją za dokonanym w projekcie uregulowaniem lub wyborem.
- Obsługa prawna Urzędu kontroluje dopełnienie obowiązku dokonania przewidzianych wyżej uzgodnień oraz wskazuje na ewentualną potrzebę ich uzupełnienia a także nadaje projektowi ostateczną treść merytoryczną i formę prawną w porozumieniu komórką organizacyjną, która opracowała projekt.
- Tak opracowany projekt uchwały trafia na sesję pod obrady Rady natomiast projekt zarządzenia przekładany jest Burmistrzowi – przy uwzględnieniu § 39.
§ 39.
Projekt aktu prawnego powinien zawierać:
- część nagłówkową, obejmującą oznaczenia rodzaju aktu, nazwę organu wydającego, datę oraz określenie przedmiotu regulowanego treścią aktu;
- podstawę prawną umieszczoną po części nagłówkowej w pełnym brzmieniu tytułu przywołanego przepisu wraz jego sygnaturą w wydawnictwie promulgacyjnym oraz informacją o zmianach ogłoszonych do dnia wydania aktu;
- treść aktu określającą zakres regulacji;
- wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za realizację;
- postanowienia końcowe dotyczące wymaganego sposobu publikacji oraz sposobu i daty wejścia w życie aktu prawnego.
§ 40.
- Przepisy obowiązujące na terenie Gminy ogłasza się przez rozplakatowanie obwieszczeń w miejscach publicznych lub inny sposób miejscowo przyjęty, a także przez ogłoszenie w lokalnej prasie, chyba, że szczególne przepisy prawa stanowią inaczej.
- W zakresie określonym ustawą akty prawa miejscowego ogłasza się w Dzienniku Urzędowym Województwa Opolskiego. Pracownik ds. obsługi rady jest odpowiedzialny za terminowe przekazanie do organu kontroli i nadzoru uchwały Rady Miejskiej oraz przekazanie do redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Opolskiego do publikacji uchwał stanowiących akty prawa miejscowego oraz innych aktów podlegających publikacji w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie z ustawą o ogłaszaniu aktów prawa miejscowego i innych aktów prawnych.
- Przepisy te wchodzą w życie z dniem ogłoszenia o ile nie przewidują wyraźnie innego terminu.
Rozdział VIII.
Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania
indywidualnych spraw obywateli w Urzędzie.
§ 41.
- Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego i przepisach szczególnych.
- Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
- Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu (referatów i osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach) oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
§ 42.
- Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw, skarg, wniosków i petycji obywateli.
- Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw.
- Referat Organizacyjno-Samorządowy prowadzi rejestr skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu a także skarg i wniosków zgłoszonych w czasie przyjęć interesantów przez Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i kierowników referatów.
§ 43.
- Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:
- udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów;
- rozstrzygania sprawy w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia sprawy;
- uzupełnienia w miarę możliwości brakującej dokumentacji we własnym zakresie;
- informowania zainteresowanych stron o stanie załatwiania ich sprawy;
- powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności;
- informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć.
- Interesanci mają prawo uzyskiwać informacji w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej lub e-mail.
§ 44.
- Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków w czwartki w godz. od 1300 do 1600, po wcześniejszym ustaleniu terminu, a jego zastępca w poniedziałki w godz. od 1230 do 1530.
- Sekretarz oraz kierownicy referatów przyjmują interesantów w sprawie skarg i wniosków każdego dnia w godzinach pracy Urzędu.
- Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w ciągu całego dnia pracy Urzędu.
- Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły.
Rozdział IX.
Organizacja działalności kontrolnej.
§ 45.
- Zadaniem kontroli jest w szczególności:
- sprawdzenie zgodności działania kontrolowanej jednostki z przepisami prawa;
- badanie efektywności działania;
- ujawnianie niewykorzystanych rezerw, nadużyć i niegospodarności;
- ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również osób za nie odpowiedzialnych;
- wskazanie sposobów i środków umożliwiających usunięcie ujawnionych nieprawidłowości i uchybień;
- ujawnienie i wskazywanie osiągnięć i przykładów godnych upowszechniania.
- System kontroli obejmuje kontrole wewnętrzną i zewnętrzną.
- Kontrolę zewnętrzną wykonuje w zakresie przyznanych przez Burmistrza pełnomocnictw:
- pracownik ds. kontroli w stosunku do jednostek nadzorowanych w zakresie wykonywania budżetu, planu finansowego dla zadań zleconych, prowadzenia działalności finansowej przez jednostki organizacyjne podporządkowane oraz innych zadań wskazanych w pełnomocnictwie;
- pracownicy referatów i równorzędnych jednostek organizacyjnych Urzędu w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej.
- Kontrolę wewnętrzną wykonują:
- Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza w stosunku do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk (w tym stanowisk samodzielnych);
- Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik, Kierownicy referatów Urzędu w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległych;
- Pracownik ds. kontroli w zakresie przyznanych mu uprawnień.
§ 46.
- Kontrolę zarządczą w Gminie stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Gminy w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
- Kontrola zarządcza obejmuje:
- zgodność działalności z przepisami prawa;
- skuteczność i efektywność działania;
- wiarygodność sprawozdań finansowych;
- ochronę zasobów;
- przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;
- efektywność i skuteczność przepływu informacji;
- zarządzanie ryzykiem.
- Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie reguluje odrębne zarządzenie.
§ 47.
Koordynację działalności kontrolnej w Urzędzie sprawuje Sekretarz.
Rozdział X.
Zasady podpisywania pism i decyzji.
§ 48.
- Organizację prac kancelaryjnych w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna dla organów gminy i związków międzygminnych.
- Zakres dotyczący podejmowania rozstrzygnięć, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa również niniejszy Regulamin.
- Pracownicy merytoryczni są odpowiedzialni za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowanych dokumentów do podpisu Burmistrza.
- Pracownicy merytoryczni są obowiązani konsultować ze Skarbnikiem Gminy projekty pism w sprawach związanych z realizacją budżetu lub mogących wywołać skutki finansowe.
§ 49.
1. Rozstrzygnięcia podejmują:
- Burmistrz, jego Zastępca i Sekretarz – w granicach dokonanego podziału zadań i udzielonych upoważnień;
- kierownicy referatów i pracownicy samodzielnych stanowisk – w ramach udzielonych upoważnień;
- podjęcie rozstrzygnięcia oznacza podpisanie dokumentu będącego materialną postacią rozstrzygnięcia i jest zgodą na zaproponowaną treść dokumentu, sposób i formę załatwienia sprawy.
§ 50.
- Burmistrz podpisuje osobiście:
- zarządzenia, regulaminy;
- decyzje administracyjne;
- dokumenty kierowane do naczelnych organów władzy państwowej oraz naczelnych, centralnych i terenowych organów administracji rządowej;
- pisma kierowane do organów kontroli i nadzoru, w szczególności do Najwyższej Izby Kontroli, Wojewody, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Urzędu Kontroli Skarbowej;
- korespondencję kierowaną do sądów i organów ścigania;
- pisma związane ze współpracą zagraniczną;
- odpowiedzi na interpelacje i wnioski dotyczące bezpośrednio podległych mu osób;
- odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące bezpośrednio podległych mu osób;
- inne pisma (dokumenty) które zastrzegł sobie odrębnymi decyzjami i poleceniami służbowymi.
- Zastępca Burmistrza i Sekretarz w ramach udzielonych upoważnień przez Burmistrza dokonują wstępnej aprobaty dokumentów wymienionych w ust. 1.
- Zastępca Burmistrza oraz Sekretarz podpisuje decyzje, umowy, akty administracyjne oraz dokumenty w zakresie udzielonego upoważnienia.
- W czasie nieobecności Burmistrza decyzje, umowy, akty administracyjne oraz dokumenty, o których mowa w ust. 1 podpisuje Zastępca Burmistrza lub Sekretarz.
Część XII. Przepisy końcowe.
§ 51.
- Wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Urzędu zawierają zakresy czynności tych pracowników.
- Na czas nieobecności pracowników w pracy, ich zastępców wyznaczają bezpośredni przełożeni.
- Przy zmianach personalnych pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych obowiązuje protokolarne przekazywanie zakresu pracy i obowiązków.
- Pisma i decyzje wychodzące na zewnątrz Urzędu podpisują członkowie kierownictwa oraz osoby pisemnie do tego upoważnione z zastrzeżeniem § 50.
§ 52.
Spory kompetencyjne rozstrzyga Burmistrz.
§ 53.
Zmiana postanowień niniejszego regulaminu może być dokonana w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia.
BURMISTRZ
mgr Agnieszka Hurnik